Usmernenie k oprávnenosti výdavkov

Prijímateľ je povinný použiť dotáciu a prostriedky spolufinancovania v zmysle § 19 ods. 1 a 3 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o rozpočtových pravidlách“) výlučne na účel uvedený v schválenom projekte podľa schváleného rozpočtu.

Pri použití finančných prostriedkov musí byť zabezpečená maximálna hospodárnosť, efektívnosť a účelnosť. Výdavky musia byť zdôvodnené, identifikovateľné, kontrolovateľné a dokladované faktúrami alebo inými účtovnými dokladmi, ktoré sú v súlade s platným právnymi predpismi SR. Výdavky musia byť náležite zaznamenané v účtovnej evidencii prijímateľa dotácie.

Právne predpisy SR, ktorými je prijímateľ viazaný pri realizácii projektu a vyúčtovaní poskytnutej dotácie sú najmä:
•	Zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
•	Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a vykonávacie predpisy vydané Ministerstvom financií SR;
•	Zákon o štátnom rozpočte na príslušný rozpočtový rok;
•	Zákon č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
•	Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov; 
•	Zákon č. 440/2000 Z. z. o správach finančnej kontroly v znení neskorších predpisov;
•	Zákon č. 40/2009 Z. z. úplné znenie zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov;
•	Zákon č. 291/2002 Z. z. o Štátnej pokladnici a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
-   Zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
•	Zákon č. 382/2004 Z. z. o znalcoch, tlmočníkoch a prekladateľoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Oprávnené výdavky sú výdavky, ktoré priamo súvisia s realizáciou projektu a sú vynaložené najmä na:
•	honoráre vyplatené výkonným umelcom, autorom diel a pod., ktoré sú výsledkom vlastnej duševnej činnosti autora,
•	ostatné osobné výdavky, ktorými sú odmeny za vykonanie práce na základe uzatvorených dohôd o vykonaní práce alebo na základe príkazných zmlúv – napr. tlmočnícke a prekladateľské služby, korektorské práce a pod., 
•	cestovné/dopravné/prepravné náklady (napr. letenky, vlakové lístky, autobusové lístky, lodné lístky, taxi, faktúry od dodávateľov prepravných služieb, a pod.),
•	iné cestovné výdavky v zmysle zákona č. 40/2009 Z. z. úplné znenie zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách,
•	ubytovanie organizátorov, realizátorov, účinkujúcich a účastníkov,
strava a občerstvenie len pre účastníkov, ak to nevyhnutne súvisí s realizáciou projektu 
•	kancelárske potreby a iný spotrebný materiál na účely projektových aktivít, 
•	telekomunikačné výdavky výlučne na účely projektových aktivít,
•	prenájom priestorov na realizáciu projektu (rokovacie miestnosti, sály, výstavné priestory, ateliéry a pod., exteriér – parky, amfiteátre, skanzeny a iné verejnosti prístupné miesta);
•	prenájom techniky (osvetľovacia, ozvučovacia, kamerová, premietacia, tlmočnícka, hudobná, kopírovacia a pod.),
•	externé služby súvisiace s realizáciou projektu (osvetľovacie, ozvučovacie, polygrafické, účtovnícke práce a pod.), 
•	externé služby súvisiace s propagáciou - výroba pozvánok, letákov, plagátov, katalógov, bulletinov, výroba dokumentov z podujatí, fotodokumentácia ako aj inzercia súvisiaca s projektom,
Externé služby a prenájmy zahŕňajú výdavky spojené so zabezpečením jednotlivých častí projektových aktivít. Zmluvy s dodávateľmi je možné uzatvárať iba v prípade, ak si danú službu realizátor projektu nedokáže zabezpečiť sám. 
Kontrakty, ktoré neprinášajú žiadnu pridanú hodnotu, rovnako ako kontrakty prostredníctvom sprostredkovateľov alebo konzultantov, pri ktorých je hodnota, ktorá má byť zaplatená, vyjadrená v percentách zo spolufinancovanej sumy alebo schváleného rozpočtu, nie sú povolené. V zmluve s dodávateľom musí byť stanovená povinnosť, aby sa fakturované ceny zhodovali s cenami zadefinovanými v zmluve. V zmluve s dodávateľom môže byť dohodnutá záloha v zmysle ods. 8 a 10 § 19 zákona č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy v znení neskorších predpisov. Uzatváranie zmlúv na externé služby, prenájmy alebo tovary sa musí riadiť ustanoveniami zákona č. 25/2006 o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
•	obstaranie hmotného majetku z bežných výdavkov – ide o výdavky na obstaranie samostatných hnuteľných vecí v zmysle ekonomickej klasifikácie výdavkov - § 4 ods. 4 zákona o rozpočtových pravidlách (je potrebné špecifikovať položku napr. PC, notebook, dataprojektor, fax a pod.),
•	obstaranie hmotného majetku z kapitálových výdavkov - ide o výdavky na obstaranie samostatných hnuteľných vecí, prípadne súborov hnuteľných vecí, ktoré majú samostatné technicko-ekonomické určenie, ktorých vstupná cena je vyššia ako 1.700,- Eur a  prevádzkovo-technické funkcie dlhšie ako jeden rok (definované zákonom č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov).
•	obstaranie hmotného majetku je možné len v nevyhnutných prípadoch a je potrebné ho dostatočne odôvodniť; 

Konečný prijímateľ musí preukázať hospodárnosť, efektívnosť a účelnosť použitia finančných prostriedkov doložením aspoň jednej inej ponuky na rovnaký druh tovarov, prác alebo služieb;

Za neoprávnené výdavky sú považované nasledovné: 
•	úhrada záväzkov z predchádzajúcich rozpočtových rokov,
•	refundácia výdavkov uhradených v predchádzajúcich rozpočtových rokoch,
•	splácanie úverov, pôžičiek a úrokov z poskytnutých úverov a pôžičiek,
•	výdavky na mzdy, platy, služobné príjmy a ich náhrady a ostatné osobné vyrovnania, poistné a príspevok do poisťovní. Mzdou sa rozumie peňažné plnenie alebo plnenie peňažnej hodnoty poskytované zamestnávateľom zamestnancovi za prácu (napr. zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov). Plat definuje napr. zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých predpisov,
•	výdavky na bežnú prevádzku konečného prijímateľa realizujúceho projekt, 
•	výdavky, ktoré by vznikli aj v prípade neuskutočnenia projektu,
•	výdavky nezahrnuté do štruktúrovaného rozpočtu  projektu,
•	výdavky, ktoré nie sú doložené príslušnými účtovnými dokladmi,
•	výdavky, ktoré vzniknú tretím osobám a nie sú uhradené konečným prijímateľom,
•	dlhy a poplatky za dlhové služby, dlžné úroky,
•	pokuty a penále,
•	nedobytné pohľadávky,
•	výdavky vzniknuté mimo doby trvania projektu, 
•	výdavky nevzťahujúce sa na schválený projekt;
•	výdavky na úhradu dane z pridanej hodnoty platiteľovi dane z pridanej hodnoty, ak si môže uplatniť odpočítanie dane z pridanej hodnoty,
•	výdavky deklarované v súvislosti s inými aktivitami alebo programami, na ktoré konečný prijímateľ poberá iný grant alebo príspevok zo štátneho rozpočtu Slovenskej republiky alebo Európskeho spoločenstva. 

Schválený štruktúrovaný rozpočet projektu je konečným ukazovateľom výšky financovania projektu. V prípade, že skutočné výdavky presiahnu tie, ktoré boli zadefinované v schválenom rozpočte, tieto nebudú považované za oprávnené.

V prípade uskutočnených zmien projektu a rozpočtu, t. j. zmeny výšky poskytnutej dotácie, zmeny štruktúry výdavkov, presunu finančných prostriedkov medzi položkami schváleného rozpočtu projektu, termínu použitia a vyúčtovania dotácie, prijímateľ pred realizáciou zmeny postupuje podľa znenia zmluvy o poskytnutí dotácie alebo v dostatočnej lehote písomne požiada sekciu ľudských práv a menšín Úradu vlády SR o jej odsúhlasenie. Zmeny náležite odôvodní. Požadovaná zmena nesmie ovplyvniť samotný účel schváleného projektu. V prípade akceptovania zaslanej žiadosti bude s konečným prijímateľom uzatvorený písomný dodatok k zmluve o poskytnutí dotácie, ak to bude potrebné.

Pre informáciu uvádzame príklad niektorých účtovných dokladov, preukazujúcich oprávnené výdavky, ktoré sú súčasťou vyúčtovania projektu (fotokópie):

•	nákupy a platby v hotovosti (obchod, služby):
o	doklad - paragon z elektronickej registračnej pokladnice,
o	príjmový pokladničný doklad o prevzatí úhrady v hotovosti dodávateľom tovaru, služby (pri platbe bez dokladu z elektronickej registračnej pokladnice), 
o	výdavkový pokladničný doklad  resp.
o	výpis z bankového účtu (pri bezhotovostnej platbe),

•	výdavky za poštové a telekomunikačné služby:
o	zoznam listov/balíkov potvrdený poštou príp. kópia príslušnej časti poštovej knihy potvrdená poštou,
o	podací lístok, 
o	faktúra, 
o	výdavkový pokladničný doklad pri platbe služby v hotovosti,
o	príjmový pokladničný doklad potvrdený dodávateľom služby – pri platbe služby v hotovosti resp.
o	výpis z bankového účtu (pri bezhotovostnej platbe),

•	výdavky za tovary:
o	dokumenty vzťahujúce sa k verejnému obstarávaniu (prieskum trhu, záznamy a pod.),
o	zmluva o dodaní tovaru alebo objednávka (pri obidvoch vrátane  rozpisu podľa položiek ),
o	faktúra, dodací list - ak na faktúre nie je uvedené, že slúži zároveň ako dodací list   (prevzatie tovaru musí byť podpísané objednávateľom),
o	preberací protokol v prípade zakúpenia cien a odmien  a zoznam ocenených,
o	príjmový a výdavkový pokladničný doklad pri hotovostnej platbe za tovar resp.
o	výpis z bankového účtu (pri bezhotovostnej platbe),

•	výdavky za vykonanú prácu či služby:
o	dokumenty vzťahujúce sa k verejnému obstarávaniu (prieskum trhu, záznamy a pod.),
o	objednávka resp. zmluva (napr. zmluva o dielo) vrátane rozpočtu,
o	popis pracovnej činnosti,
o	výkaz práce o vykonanej činnosti za príslušné obdobie, protokol o odovzdaní a prevzatí prác (prevzatie vykonanej práce musí byť podpísané objednávateľom),
o	príjmový a výdavkový pokladničný doklad pri hotovostnej platbe práce alebo služby,
o	výpis z bankového účtu,
o	priložiť vykonanú prácu (napr. v prípade prekladateľskej činnosti, expertízy),
o	zoznam účastníkov (napr. pri fakturácii ubytovania a stravovania, prenájmu priestorov na aktivity, vzdelávacích aktivít),  pozvánka na podujatie a prezenčná listina,

•	osobné výdavky:
o	dohoda o vykonaní práce, dohoda o brigádnickej činnosti, príkazná zmluva a pod. Pri dohode o brigádnickej činnosti študenta potvrdenie o štatúte študenta je neoddeliteľnou súčasťou dohody,
o	popis pracovnej činnosti,
o	výkaz práce o vykonanej činnosti za príslušné obdobie (prevzatie vykonanej činnosti musí byť podpísané objednávateľom),
o	protokol o odovzdaní a prevzatí prác (prevzatie vykonanej práce musí byť podpísané objednávateľom),
o	výplatná listina - v prípade ak sú sumy väčšie ako v dohode, priložiť vyjadrenie o tom, že je s dodávateľom prípadne uzavretá aj iná dohoda, čo je dôvod vyššej vyplatenej sumy,
o	príjmový a výdavkový pokladničný doklad pri hotovostnej platbe,
o	výpis z bankového účtu (pri prevode odmeny za prácu na účet prijímateľa),
o	 doklad o výške zrazenej dane z odmeny a výpis z bankového účtu o odvode dane daňovému úradu (ak z odmeny bola zrazená a odvedená daň),
o	priložiť vykonanú prácu (napr. v prípade prekladateľskej činnosti, expertízy);
o	zoznam účastníkov (napr. v prípade lektorskej činnosti), pozvánka na podujatie a prezenčná listina,

V prípade interných zamestnancov, vykonávajúcich projektové činnosti na základe dohody mimo pracovného pomeru (dohoda o vykonaní práce, príkazná zmluva a pod.) štatutárny zástupca prijímateľa zabezpečí, aby nedochádzalo k duplicite financovania z verejných zdrojov. 

•	výdavky na vyhotovenie rozmnoženiny diela, verejné rozširovanie originálu diela alebo jeho rozmnoženiny predajom alebo inou formou prevodu vlastníckeho práva, verejné rozširovanie originálu diela alebo jeho rozmnoženiny nájmom alebo vypožičaním, spracovanie, preklad a adaptáciu diela, zaradenie diela do súborného diela, verejné vystavenie diela, verejné vykonanie diela alebo verejný prenos diela: 
o	potvrdenie o vydaní práva k predmetnému dielu podľa osobitného predpisu,
 
•	cestovné výdavky (v zmysle zákona č. 40/2009 Z. z. úplné znenie zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách):
o	cestovný príkaz alebo výpis z knihy ciest; ktorý bude riadne vyplnený a podpísaný podľa predtlače,
o	vyúčtovanie pracovnej cesty,
o	záznam z pracovnej cesty, z ktorého bude zrejmý účel cesty a jej spojitosť s aktivitami schváleného projektu, ďalší účastníci a závery pracovnej cesty,
o	cestovné lístky resp. doklady o vedľajších cestovných náhradách,
o	v prípade použitia súkromného motorového vozidla priložiť:
•	dohodu o použití súkromného motorového vozidla,
•	doklad o kúpe PHM, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou,
•	doklad o havarijnom poistení a o jeho zaplatení,
•	technický preukaz s uvedením spotreby PHM,
•	príjmový a výdavkový pokladničný doklad pri hotovostnej platbe cestovného výdavku resp.
•	výpis z bankového účtu (pri bezhotovostnej platbe),

•	informovanosť a publicita:
o	 fotokópia inzerátu, článku, webovej stránky a pod.

Vyúčtovanie výdavkov obsahuje aj doklady súvisiace s výdavkami v rámci spolufinancovania projektu (vlastné, prípadne iné zdroje – časť B. a C. štruktúrovaného rozpočtu projektu).Tieto výdavky prijímateľ preukáže zjednodušene napr. fotokópiami faktúr o nákupe a dokladmi o ich úhrade (výpis z bežného účtu v prípade bezhotovostnej platby) resp. paragónov z registračnej pokladnice a príjmovým a výdavkovým pokladničným dokladom (v prípade platby v hotovosti).