Oprávnenosť výdavkov
Za oprávnené výdavky sa považujú také, ktoré vznikli v priebehu rozpočtového roka 2007 na základe zmluvy o dotácii s predkladateľom projektu.
Finančné zabezpečenie nesmie byť použité na pokrytie výdavkov na bežnú prevádzku organizácie realizujúcej projekt. Takisto nemôže byť použité na pokrytie neoprávnených výdavkov alebo výdavkov, ktoré predkladateľovi projektu vzniknú v prípade, že sa projekt neuskutoční.
Pri použití finančných prostriedkov musí byť zabezpečená maximálna hospodárnosť, efektívnosť a účinnosť (zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Výdavky musia byť zdôvodnené, identifikovateľné, kontrolovateľné a dokladované faktúrami alebo inými účtovnými dokumentmi, ktoré vyhovujú finančnej a sociálnej legislatíve platnej v SR. Výdavky musia byť náležite zaznamenané v účtovnej dokumentácii predkladateľa projektu.
Právne predpisy SR, ktorými sú žiadatelia viazaní pri príprave rozpočtu sú najmä:
Finančné zabezpečenie nesmie byť použité na pokrytie výdavkov na bežnú prevádzku organizácie realizujúcej projekt. Takisto nemôže byť použité na pokrytie neoprávnených výdavkov alebo výdavkov, ktoré predkladateľovi projektu vzniknú v prípade, že sa projekt neuskutoční.
Pri použití finančných prostriedkov musí byť zabezpečená maximálna hospodárnosť, efektívnosť a účinnosť (zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Výdavky musia byť zdôvodnené, identifikovateľné, kontrolovateľné a dokladované faktúrami alebo inými účtovnými dokumentmi, ktoré vyhovujú finančnej a sociálnej legislatíve platnej v SR. Výdavky musia byť náležite zaznamenané v účtovnej dokumentácii predkladateľa projektu.
Právne predpisy SR, ktorými sú žiadatelia viazaní pri príprave rozpočtu sú najmä:
- Zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a vykonávacie predpisy vydané Ministerstvom financií SR;
- Zákon o štátnom rozpočte na príslušný rozpočtový rok;
- Zákon č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č. 440/2000 Z. z. o správach finančnej kontroly v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov;
- Zákon NR SR č. 291/2002 Z. z. o Štátnej pokladnici a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
- Zákon č.382/2004 Z. z. o znalcoch, tlmočníkoch a prekladateľoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Oprávnené výdavky sú také výdavky, ktoré priamo súvisia s realizáciou projektu a sú vynaložené na nasledujúce položky:
- honoráre: vyplatené výkonným umelcom, autorom diel - literárnych, vedeckých, umeleckých, ktoré sú výsledkom vlastnej duševnej činnosti autora ;
- ostatné osobné náklady, ktorými sú odmeny za vykonanie práce na základe uzatvorených dohôd o vykonaní práce - tlmočnícke a prekladateľské služby, korektorské práce, atď.;
- prenájom priestorov na realizáciu projektu (interiér - kultúrne domy, sály, výstavné priestory, ateliéry a pod.; exteriér – parky, amfiteátre, skanzeny a iné verejnosti prístupné miesta);
- prenájom techniky (osvetľovacia, ozvučovacia, kamerová, premietacia, tlmočnícka, hudobná a pod.);
- služby súvisiace s realizáciou projektu (služby osvetľovacie, ozvučovacie, účtovnícke práce a pod.);
- polygrafické náklady;
- cestovné/dopravné/prepravné náklady (letenky, vlakové lístky, autobusové lístky, lodné lístky, taxi);
- výdavky v zmysle zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách;
- ubytovanie organizátorov, realizátorov, účinkujúcich;
- propagácia - výroba pozvánok, letákov, plagátov, katalógov, bulletinov, výroba dokumentov z podujatí, fotodokumentácia ako aj inzercia súvisiaca s projektom;
- kancelárske potreby a iný všeobecný materiál;
- strava a občerstvenie ak to nevyhnutne súvisí s realizáciou projektu;
- telekomunikačné náklady;
- výdavky na nákup zariadenia (Za oprávnené priame výdavky môžu byť považované iba odpisy nového alebo zánovného zariadenia, ktoré je nadobudnuté a priamo potrebné na realizáciu aktivít Akčného plánu.);
- a iné.
Nasledovné výdavky sú považované za neoprávnené:
- úhradu záväzkov z predchádzajúcich rozpočtových rokov;
- refundáciu výdavkov uhradených v predchádzajúcich rozpočtových rokoch;
- splácanie úverov a úrokov z poskytnutých úverov;
- výdavky na mzdy, platy, služobné príjmy a ich náhrady a ostatné vyrovnania, zákonné odvody do fondov. Mzdou sa rozumie peňažné plnenie alebo plnenie peňažnej hodnoty poskytované zamestnávateľom zamestnancovi za prácu (zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov). Plat definuje napr. zákon č. 312/2001 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých predpisov;
- výdavky, ktoré by vznikli aj v prípade neuskutočnenia projektu;
- výdavky nezahrnuté do rozpočtu;
- výdavky, ktoré nie sú doložené príslušnými účtovnými dokladmi;
- výdavky, ktoré vzniknú tretím osobám a nie sú uhradené žiadateľom;
- navýšenie kapitálu a návratnosť kapitálu;
- dlhy a poplatky za dlhové služby, dlžné úroky;
- rezerva pre straty alebo potenciálne dlhy/záväzky vrátane straty z výmenných kurzov;
- nedobytné pohľadávky;
- nadmerné výdavky alebo výdavky z nedbanlivosti, ktoré nie sú potrebné k uskutočneniu projektu;
- výdavky vzniknuté mimo doby trvania projektu;
- výdavky nevzťahujúce sa na projekt;
- výdavky deklarované v súvislosti s inými aktivitami alebo programami, na ktoré žiadateľ poberá iný grant alebo zo štátneho rozpočtu Slovenskej republiky.
Schválený rozpočet je konečným ukazovateľom výšky objemu financovania projektu. V prípade, že skutočné výdavky presiahnu tie, ktoré boli zadefinované v rozpočte, nebudú financované z Akčného plánu.
V prípade presunov financií v rámci položiek schváleného rozpočtu projektu, ktoré spolu tvoria viac ako 10 % sumy, je potrebné pred realizáciu presunu požiadať o povolenie presunu financií v rámci rozpočtu, spolu s odôvodnením presunov.
Pre správne vyúčtovanie projektu je nevyhnutné dodať fotokópie príslušných účtovných dokladov. ÚV SR overí ich úplnosť, vecnú a formálnu správnosť, dodržanie účelu (či sú v súlade s navrhovaným rozpočtom a účelom projektu, a či sú správne datované). Ich súčet predstavuje sumu oprávnených nákladov. Všetky doklady môžu byť fotokópiou s overením zodpovednej osoby, že súhlasia s originálom.
Pre informáciu uvádzame zoznam niektorých nevyhnutných účtovných dokladov pre správne vyúčtovanie projektu:
potvrdenky z pokladne (obchod, služby);
- priložiť výdavkový pokladničný doklad;
- potvrdenky z pošty;
- priložiť zoznam listov/balíkov potvrdený na pošte (čo sa poslalo) príp. kópiu príslušnej časti z tzv. podacej knihy potvrdenú na pošte;
- priložiť výdavkový pokladničný doklad;
faktúry;
- priložiť objednávku na predmetnú faktúru;
- priložiť dodací list;
- priložiť príjmový a výdavkový pokladničný doklad alebo výpis z banky o zaplatení;
- priložiť objednávku a zoznam ubytovaných v prípade fakturácie ubytovania;
faktúra o vykonaní práce či služby (zväčša u živnostníkov);
- priložiť objednávky na výkon práce;
- priložiť popis práce (v spodnej časti strany podpísať prevzatie vykonanej práce objednávateľom resp. doložiť výkaz o odpracovaní, prevzatie prác);
- priložiť príjmový a výdavkový pokladničný doklad alebo výpis z banky o zaplatení;
personálne výdavky (dohody o vykonaní práce);
- priložiť popis práce (v spodnej časti strany podpísať prevzatie vykonanej práce objednávateľom resp. doložiť výkaz o odpracovaní, prevzatie prác);
- priložiť výplatné listiny - v prípade ak sú sumy väčšie ako v dohode o vykonaní. práce - vyjadrenie o tom, že je s nimi prípadne uzavretá aj iná dohoda a to je dôvod vyššej sumy;
- priložiť príjmový a výdavkový pokladničný doklad alebo výpis z banky o zaplatení;
cestovné výdavky (v zmysle zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách);
- cestovný príkaz;
- cestovné lístky resp. doklady o vedľajších cestovných náhradách;
- v prípade použitia súkromného motorového vozidla priložiť;
- blok o nákupe PHM;
- doklad o zákonnom a havarijnom poistení a o jeho zaplatení;
- technický preukaz;