Stav 2.cyklu implementácie CAF modelu Úradu vlády Slovenskej republiky k máju 2023

Kľúčové oblasti 2. cyklu implementácie CAF Modelu ÚV SR

Hlavné zrealizované oblasti:

Vytvorenie a zaškolenie CAF tímu ÚV SR
Samohodnotenie ÚV SR
Schválená Samohodnotiaca správa vedením ÚV SR
Navrhnutý a schválený Akčný plán zlepšovania (APZ) CAF ÚV SR
Priebežná realizácia Akčného plánu zlepšovania CAF ÚV SR
Vytvorený systém riadenia a realizácie úloh z APZ CAF ÚV SR
Podpora vhodného prostredia pre zavádzanie úloh z APZ a ich dlhodobú udržateľnosť
Aktívna komunikácia CAF a APZ = interná aj externá (cafpodnety@vlada.gov.sk)
Vízia, poslanie a hodnoty ÚV SR, Videoprezentácia, Videoobrazovky
Externé partnerstvá s inými OÚOŠS, kt. využívajú CAF Model – podpora a spolupráca
Komplexná administratíva a dôsledná príprava na obhájenie titulu „Efektívny užívateľ CAF Modelu“

Ďalšie kroky:

Externé hodnotenie 2.cyklu implementácie CAF Modelu ÚV SR – 31.5.2023 – Bôrik
Obhájenie titulu „Efektívny užívateľ CAF Modelu“ – výstup z externého hodnotenia
Pokračovanie v realizácií úloh z APZ CAF ÚV SR – plánovaný do 08/2024

Popis základných krokov 2. cyklu implementácie CAF Modelu ÚV SR

Koncom marca 2022 Úrad vlády Slovenskej republiky (ÚV SR) prijal rozhodnutie o projekte 2. cyklu implementácie CAF modelu v rámci ÚV SR, ktorého súčasťou je aj obhájenie titulu Efektívny užívateľ CAF Modelu.
Začiatkom apríla 2022 informoval garant CAF tímu emailom všetkých zamestnancov ÚV SR o pokračovaní implementácie modelu CAF na ÚV SR a zároveň im ponúkol možnosť zapojiť sa implementácie modelu CAF ako člen CAF tímu na základe stanovených kritérií.

Po vytvorení interného CAF tímu sa tím zaškolil na metodiku CAF tímu a zameral sa na zvieranie podkladov pre tvornu Samohodnotiacej správy.

Na prelome júna a júla 2022 prešla Samotnodnotiaca správa interným pripomienkovacím konaním a zažiatkom augusta ju schválilo vedenie ÚV SR.

Dňa 7. septembra 2022 sa uskutočnilo externé posúdenie samohodnotiacej správy ÚV SR podľa modelu CAF (v ÚZ hotela Bôrik), za aktívnej účasti vedenia organizácie – zástupcu štatutára, garanta a metodika CAF tímu.
Po tom, čo sa dňa 27.9.2022 konala prvá časť workshopu k tvorbe Akčného plánu zlepšovania CAF v Úrade vlády SR, sa pokračovalo 2. časťou a 3. časťou workshopu v rozsahu 2x4 hodín v dňoch 4.10.2022 a 10.10.2022 za účasti členov CAF tímu a aktívnej podpory vedenia ÚV SR.

Členovia CAF tímu pod vedením externého konzultanta realizovali analýzu princípov výnimočnosti a dosiahnutej úrovne v ÚV SR a následne zanalyzovali všetky námety z vlastnej samohodnotiacej správy ÚV SR a zo spätnej správy z posúdenia na mieste ÚV SR.

Členovia CAF tímu prediskutovávali jednotlivé úlohy z návrhu Akčného plánu zlepšovania (APZ) so zástupcami vedenia ÚV SR s cieľom prepojenia úloh v Akčnom pláne zlepšovania so strategickými cieľmi ÚV SR.
Vedenie Úradu vlády SR vnieslo do Akčného plánu zlepšovania hodnotné vstupy zamerané na praktickú pridanú hodnotu zlepšenia spolupráce s jednotlivými zaiteresovanými stranami.

Akčný plán zlepšovania CAF ÚV SR bol schválený dňa 31.10.2022.

Akčný plán zlepšovania je spracovaný štrukturovanej forme, pozostáva z 9 hlavných oblastí, ktoré sumarizujú konkrétne úlohy pre dosiahnutie požadovaných výstupov v období 1.11.2022 - 31.08.2024. Každá aktivita má definovaný požadovaný výstup, prideleného zodpovedného vlastníka úlohy, termín realizácie.

Plnenie úloh z AKZ je realizované a vyhodnocované na pravideľnej báze. V prípade odchýlok skutočného stavu od plánovaného je zodpovedný za úlohu povinný identifikovať dôvod odchýlky a zároveň prísť s návrhom opatrení ako daný rozdiel eliminovať a tak zabezpečit požadovaný výstup.

Dôležitou súčasťou komunikácie a odštartovania realizácie prvých úloh z APZ bola realizácia individuálnych stretnutí s vedúcimi zamestnancami ÚV SR s cieľom získať ich aktívnu podporu pri realizácií APZ, a oboznámenia ich s hlavnými oblasťami a cieľmi APZ. Stretnutia prebehli v mesiacoch november a december 2023 a ich sekundárnym cieľom bolo informovať vedúcich zamestnancov o potrebe rozšírenia CAF tímu o ďalších aktivnych členov z ich oddelení. Aj vďaka týmto krokom získal projekt CAF vyššiu podporu a akceptáciu naprieč ÚV SR.

Komunikácia procesu 2. cyklu implementácie CAF Modelu v ÚV SR vrátane 9 hlavných oblastí APZ je realizovaná modernými formami, ktoré zahŕňa aj videoprezentácia a videualizačné obrazovky v priestoroch ÚV SR.
Prvý kvartál 2023 sa CAF tím ÚV SR zameral na vytvorenie systému, ktorý by zabezpečil postupnú realizáciu úloh z APZ a zároveň, aby zabezpečil dlhodú udržateľnosť dosiahnutých aktivít. Našim cieľom bolo pozdvihnúť povedomie CAF Modelu v očiach zamestnancov a zároveň získať aktívnu podporu vedenia ÚV SR, prostredníctvom komunikácie možností, ktoré CAF Model prináša.

CAF tím sa zameral na vytvorenie funkčného systému zavádzania úloh z APZ do každodennej praxe s cieľom zabezpečiť nie len samotnú realizáciu realizácie úloh v APZ, ale aj dlhodobú kontinuitu a udržateľnosť dosiahnutých výstupov.

Metodik vysvetlil jednotlivým zodpovedným APZ v širších súvislostiach, zameral sa na vysvetlenie, ako APZ vznikol a prečo sa od jednotlivých zodpovedných očakáva práca na úlohách z APZ. Rozdelenie úloh a zodpovedností vychádzalo z odbornej príslušnosti k danej téme a daného oddelenia. Účastníci stretnutí mali možnosť pýtať sa otázky a diskusia bola vedená v duchu podpory a kooperácie.

Zároveň boli účastníci informovaní o spôsobe, ako sa budú jednotlivé úlohy z APZ rozplánovávať do hlbšieho detailu v nástroji s názvom PLÁN ÚLOH - WBS – Work breakdown structure, ktorý vychádza z princípov štandardných metodík projektového riadenia. Každá z 9 oblastí APZ má vytvorený svoj Excel súbor, kde je detailne rozpracovaná oblasť na úroveň pracovných úloh v nasledovnej štruktúre:

Názov aktivity
Požadovaný výstup aktivity
Identifikátor, či je daná činnosť na Kritickej ceste
Začiatočný termín realizácie
Trvanie realizácie
Konečný termín realizácie
Automatický výpočet koľko dní zostáva do plánovaného termínu, resp. aké je omeškanie realizácie danej aktivity v dňoch
Zodpovedná osoba za dodanie požadovaného výstupu
Požadovaná podpora pre zabezpečenie úspešnej realizácie aktivity
Stav (% plnenia) realizácie danej aktivity
Poznámky k danej aktivite, kde sa slovne popisuje aktuálny stav plnenia danej aktivity
Ganttov diagram je počítaný automaticky a graficky vizualizuje, ako dlho bude trvať realizácia aktivity
Súčasťou Ganttovho diagramu je aj vizualizácia míľnikov

Udržateľnosť realizovaných úloh vnímame ako jednu z priorít. Práve z toho dôvodu je systematický prístup na báze PDCA cyklu dôležitou súčasťou navrhnutého riešenia.

Tým, že zodpovednosť za realizáciu úloh z akčného plánu zlepšovania majú jednotliví vedúci (alebo nimi menovaní zástupcovia) príslušných oddelení ÚV SR, ktorí ich plnia so svojim tímom, zabezpečujeme požadovanú kontinuitu aj po zmene politickej situácie, ktorá po parlamentných voľbách môže nastať.

Členovia CAF tímu sú v pozícií poradcov a podpory pri dosahovaní jednotlivých úloh za akčného plánu zlepšovania.

Akčný plán zlepšovania, ktorý sa skladá z 9 oblastí je rozdelený do jednotlivých PLÁNOV ÚLOH - WBS – Work breakdown structure v exceli s gantovým diagramov podľa prislúchajúcich zodpovedných vedúcich za dané oblasti. Pravidelná účasť zástupcov vedenia ÚV SR na CAF stretnutiach, ktorí na týchto stretnutiach získavajú potrebné informácie o aktuálnom stave plnenia úloh a sú oboznámení s prípadnými problémami, zabezpečuje potrebné podmienky a podporu pre realizáciu úloh v APZ.

Dôležitým faktom je aj to, že vedenie má záujemísť príkladom všetkým riadiacim pracovníkom ako využívať cyklus PDCA v praxi.

Vytvorenie nástroja PLÁN ÚLOH - WBS – Work breakdown structure bolo zo strany metodika dôležitým krokom pre systematické riadenie plnenia úloh z APZ. Jednotlivé PLÁNY ÚLOH – WBS sú nahraté na MS Teams a majú k nim prístup osoby, ktoré s nimi pracujú.

Peter Minárik, metodik CAF ÚV SR